Negli ultimi giorni, a causa dell’emergenza Coronavirus, il Lavoro Agile ha trovato sempre più spazio nelle cronache e sui giornali. Sono sempre di più le aziende, soprattutto nelle aree più colpite, che ricorrono al lavoro da remoto. Ma cosa si intende per Smart Working? Secondo il Ministero del Lavoro è definibile “lavoro agile (o smart working) […] una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro” e ne regolamenta l’attuazione nella Legge n.81/2017.
In sostanza, per Smart Working si intendono tutte le pratiche aziendali che consentono di lavorare senza raggiungere l’ufficio e senza intaccare la produttività. Le ultime ricerche effettuate dall’Osservatorio del Politecnico di Milano hanno dimostrato che le pratiche di Lavoro Agile sono molto apprezzate. Circa il 60% delle aziende medio-grandi ha introdotto il lavoro da remoto per i propri dipendenti e i risvolti positivi di queste pratiche sono molto apprezzati. Lo stesso studio dimostra che lo smart working porta benefici sia al business aziendale, riducendo i costi di gestione e aumentando la produttività, sia all’ambiente.
Ciò che spaventa di più sul tema del remote working è la gestione logistica del lavoro. Molte aziende fanno notare che la difficoltà nell’attuare questo tipo di pratiche sta nell’individuare gli strumenti giusti per lavorare da casa senza rinunciare alla produttività. In questo articolo individueremo i 3 tool necessari per cominciare a lavorare agilmente!
Google Suite: gli strumenti di Big G sono perfetti per lo smart working
La paura di dover formare i propri dipendenti per l’utilizzo degli strumenti di lavoro agile preoccupa non poco le aziende. Big G ci viene in soccorso con gli strumenti della Google Suite: tool come Calendar o Google Documents sono già ampiamente utilizzati negli uffici e non necessitano di una formazione ulteriore. Le app più importanti da considerare in un ambiente di smart working sono:
- Google Drive: il cloud di Google è la risorsa migliore per creare archivi condivisibili e accessibili da ogni dispositivo. La possibilità di creare documenti condivisibili a cui tutti possono lavorare (anche contemporaneamente) lo rende lo strumento perfetto per lavorare da qualsiasi luogo connesso ad internet.
- Google Calendar: L’organizzazione e la condivisione di informazioni come scadenze, termini e appuntamenti sono fondamentali per la produttività di qualsiasi ufficio. Google Calendar permette di creare un calendario condivisibile sempre sincronizzato e consultabile facilmente da browser o da smartphone.
- Hangouts Meets: è lo strumento di messaggistica e teleconferenza di Google dedicato alle aziende. Google ha migliorato le funzionalità di videochiamata del suo storico gestore di messaggi, aggiungendo anche la possibilità di poter condividere lo schermo con i partecipanti della call.
La potenza di questi strumenti sta nella loro semplicità e nella diffusione. L’ambiente Google è user friendly e permette di imparare facilmente come utilizzarlo, infatti gli strumenti Google sono già molto comuni in tutti gli uffici.
Trello: il tool perfetto per gestire i flussi di lavoro
Una delle cose che più spaventa i team manager è la necessità di gestire i vari gruppi di lavoro e verificare che le mansioni assegnate vengano svolte nella maniera corretta. L’assenza di un luogo fisico dove confrontarsi può apparentemente essere un ostacolo. Uno dei tool più utilizzato dai professionisti per la gestione del lavoro in team è Trello. Questo tool permette di organizzare le task e di poter gestire la to-do list, tenendo traccia delle cose da fare giorno per giorno.
Grazie a Trello è possibile fissare task assegnabili direttamente ai membri del gruppo, inserire compiti secondari, aggiungendo commenti e allegati per semplificare la necessità di reperire testi e documenti.
Lo strumento delle check-list è utilissimo per quei progetti che vedono coinvolti più team contemporaneamente. È possibile anche dividere l’intero progetto in punti. Una barra di avanzamento indica che ogni task è stata portata a termine e quanti punti mancano alla conclusione del lavoro.
Con Slack lo Smart Working non sarà più “lavoro in solitaria”
Ogni azienda ha una preferenza per quel che riguarda le app di messaggistica istantanea. Whatsapp e Telegram sono quelle più utilizzate nel quotidiano, e la necessità di dividere i momenti di lavoro dai momenti personali ha portaro le compagnie a guardare ad altri tool. Slack è un’app di messaggistica istantanea dedicata alle aziende e ai gruppi di lavoro che permette, tra le altre cose, di essere collegata ai programmi di task-manager e di gestione. Le conversazioni vengono gestite in canali, in cui possono essere sviluppati i progetti e le task specifiche.
L’arma in più di Slack è l’integrabilità. Ad esempio Slack è collegabile a app di task-manager come Trello e ad altre app per la gestione del lavoro. Usato in integrazione, permette di inviare notifiche automatiche ai canali dedicati, facendo rispariarmiare molto tempo nella comunicazione e rendendola più efficace. Completiamo una task su Trello? Slack manda automaticamente una notifica al canale del gruppo di lavoro, così nessuno rischia di rimanere all’oscuro e tutti i componenti del gruppo sono informati!
Conclusioni: il Lavoro Agile non è più un utopia!
Concludendo, grazie allo sviluppo tecnologico lo smart working non rappresenta più un obiettivo irraggiungibile. Gli strumenti che oggi un’azienda ha a disposizione per lavorare in modo smart sono infiniti. Ciò che importa veramente per lavorare da remoto è usare il cervello. I tool indicati ci facilitano la vita ma non possono salvare il mondo. La comunicazione tra i colleghi assume un ruolo sempre più importante, soprattutto se sei uno smart worker. Saper gestire il proprio tempo, comunicare con il proprio team e gestire in maniera oculata le azioni da effettuare per raggiungere gli scopi aziendali è di vitale importanza per rendere la realtà dello Smart Working veramente efficiente. In sostanza, lavorare in ufficio in futuro non sarà un obbligo ma una possibilità, a patto che tutti vadano nella stessa direzione.
Fonti:
Osservatorio del Politecnico di Milano
Global Workplace Analytics
SEMrush
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